En Colombia, la gestión de datos personales es un aspecto crucial para las empresas, especialmente en lo que respecta al cumplimiento del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Un elemento clave en este escenario es el reporte de reclamos, que debe ser presentado en dos periodos específicos del año. Pero ¿Qué implica este reporte y cómo afecta a las empresas colombianas, especialmente aquellas con más de 100.000 UVT en activos?
- Clarificación sobre el RNBD y el Reporte de Reclamos
El RNBD, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, requiere que las empresas registren sus bases de datos. Contrario a lo que podría sugerirse por su nombre, el «reporte de consultas y reclamos» solo incluye los reclamos. Este reporte debe presentarse incluso si no se han recibido reclamos, reportando en ese caso un balance en cero.
- Importancia del Reporte de Reclamos para las Grandes Empresas
Este requisito es mandatorio para organizaciones con activos superiores a 100.000 UVT. Al presentar este reporte, las empresas no solo cumplen con un mandato legal, sino que también evidencian su transparencia y responsabilidad en la gestión de datos personales.
- La Presentación del Reporte en Cero
Es crucial entender que incluso en ausencia de reclamos, las empresas deben realizar el reporte. Reportar en cero es una práctica que demuestra el cumplimiento normativo y la diligencia de la empresa en la protección de datos personales.
- Periodicidad y Plazos del Reporte
Los reportes se deben presentar en dos periodos del año: antes del 15 de febrero para reportar los reclamos recibidos en el segundo semestre del año anterior, y entre el 1 y el 15 de agosto para reportar los del primer semestre del año en curso.
- Cumplimiento Más Allá del Reporte de Reclamos
Es importante destacar que el hecho de no estar obligado a presentar este reporte no exime a las empresas de cumplir con los demás requerimientos normativos en materia de protección de datos personales. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben adherirse a las normativas vigentes para garantizar la seguridad y privacidad de la información que manejan.
Conclusión:
El reporte de reclamos en el RNBD es más que una obligación legal para las empresas con activos superiores a 100.000 UVT en Colombia. Es una oportunidad para demostrar su compromiso con la gestión responsable de datos personales. Este proceso no solo ayuda a construir confianza con clientes y usuarios, sino que también asegura el cumplimiento de importantes normativas de protección de datos.
