{"id":994,"date":"2022-12-22T10:08:04","date_gmt":"2022-12-22T15:08:04","guid":{"rendered":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/?p=994"},"modified":"2023-06-29T19:19:32","modified_gmt":"2023-06-30T00:19:32","slug":"por-que-son-importantes-los-registros-del-tratamiento-de-la-informacion-en-la-gestion-de-proteccion-de-datos-personales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/regulaciones-y-normativa\/por-que-son-importantes-los-registros-del-tratamiento-de-la-informacion-en-la-gestion-de-proteccion-de-datos-personales\/","title":{"rendered":"\u00bfPor qu\u00e9 son importantes los registros del tratamiento de la informaci\u00f3n en la gesti\u00f3n de protecci\u00f3n de datos personales?"},"content":{"rendered":"

La forma m\u00e1s eficiente de procesar los incidentes que ocurren durante el tratamiento de los datos personales es mediante el an\u00e1lisis de la informaci\u00f3n contenida en los registros de horarios y movimientos de los datos almacenados, ello en virtud a que tal informaci\u00f3n permite reconstruir un evento y determinar qui\u00e9n o qui\u00e9nes participaron en \u00e9l. Para entender esto observemos un ejemplo:\u00a0<\/span><\/p>\n

Usted como usuario bancario recibe una llamada de un asesor solicitando actualizar los datos para as\u00ed poderle enviar sus extractos impresos; dado que esa acci\u00f3n es at\u00edpica entonces usted decide llamar a su banco para corroborar la situaci\u00f3n; <\/span>\u00bfQu\u00e9 suceder\u00eda si no existieran registros de la actividad de tratamiento de sus datos?<\/i><\/b>\u00a0 Pues sencillamente usted no podr\u00eda saber si la llamada recibida proced\u00eda efectivamente del banco o era un intento de hacerle un fraude, ello en vista que no se visualiza una manera de trazar el evento.\u00a0\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Afortunadamente en el sistema bancario ese tipo de situaciones no sucede, dado que es el mismo banco, en cumplimiento de la <\/span>Ley de protecci\u00f3n de datos personales<\/b>, quien lleva un registro detallado de todas las actividades realizadas con los datos personales de cada uno de sus clientes; as\u00ed entonces, para el caso del ejemplo a usted como usuario le podr\u00edan confirmar con seguridad que en la \u00faltima semana ning\u00fan funcionario ha tenido comunicaci\u00f3n con usted, y que entonces se deduce que alguna persona inescrupulosa est\u00e1 intentando robarle sus datos personales.<\/span><\/span><\/p>\n

El ejemplo anterior ilustra la importancia de llevar registros de actividad con los datos personales manejados, y es por ello que tal vez usted se pregunte: \u00bfC\u00f3mo\u00a0 comienzo a llevar un registro del tratamiento de la informaci\u00f3n personal que manejo?\u00a0<\/span><\/p>\n

La respuesta no es tan compleja, <\/span>primero que todo debe crear un registro de activos de informaci\u00f3n completo y exacto<\/b> en que se incluye entre otros un consecutivo de identificaci\u00f3n, el formato manejado de los datos (<\/span>por ejemplo papel, registro digital, datos en el sistema, etc.<\/span><\/i>), el nombre del activo con su descripci\u00f3n, clasificaci\u00f3n, per\u00edodo de retenci\u00f3n, estado presente (<\/span>por ejemplo activo, inactivo, etc.<\/span><\/i>), la fecha de obsolescencia (<\/span>en el caso que durante el tratamiento se requiera renovar o actualizar peri\u00f3dicamente la informaci\u00f3n<\/span><\/i>), \u00e1rea de trabajo involucrada, nombre del equipo que le da tratamiento, gerente encargado de su custodia, ubicaci\u00f3n (<\/span>por ejemplo: aplicaciones o medios de almacenamiento<\/span><\/i>), acceso que tienen terceros, calificaci\u00f3n de riesgo, acuerdos de hosting con ubicaci\u00f3n para el caso que la informaci\u00f3n se maneje en la nube, y otros aspectos que se consideren importantes<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Luego tendr\u00e1 que conocer de d\u00f3nde viene y a d\u00f3nde va la informaci\u00f3n que manejan sus procesos, para ello generalmente se construyen mapas que muestran el flujo de los datos personales dentro y fuera de su organizaci\u00f3n, los que a su vez permitir\u00e1n <\/span>construir mapas del ciclo de vida de los datos compilados<\/b>,\u00a0 permitiendo con esto establecer entre otros la frecuencia de tratamiento,\u00a0 el nivel de volumen de intercambio de datos, los m\u00e9todos de transferencia (<\/span>autom\u00e1tico, manual, email, SMS, redes sociales, etc.<\/span><\/i>), los recipientes de almacenamiento (<\/span>internos, externos, qui\u00e9n, d\u00f3nde para el caso de almacenamiento en la nube<\/span><\/i>), los controles establecidos para el env\u00edo y recepci\u00f3n de datos (<\/span>Encriptaci\u00f3n, PIA, Avisos de privacidad, ISP. Contratos, etc<\/span><\/i>.), la calificaci\u00f3n del riesgo, el nombre del sistema de controladores y procesamiento de datos, m\u00e1s las referencias que apuntan a los procedimientos en el manejo de incidentes.<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Una vez que tenga <\/span>los mapas de flujo de datos<\/b> usted podr\u00e1 iniciar el registro de las actividades de procesamiento que hace su organizaci\u00f3n. Dependiendo del tipo de tratamiento podr\u00e1 existir m\u00e1s de un registro de procesamiento (ello <\/span>seg\u00fan las caracter\u00edsticas del controlador de los datos, el delegado para la protecci\u00f3n de los datos personales, el prop\u00f3sito de procesamiento, las categor\u00edas de los datos, los centros de almacenamiento usados y los tipos de titulares de la informaci\u00f3n personal<\/span><\/i>). Recuerde que todo tratamiento debe quedar registrado; por tanto, es deber de cada jefe de \u00e1rea en conjunto con el delegado de protecci\u00f3n de datos vigilar para que se cumplan todos los procedimientos.<\/span><\/span><\/p>\n

El crear y mantener en forma exitosa su registro de actividades de procesamiento es una se\u00f1al que usted conoce y entiende lo que est\u00e1 haciendo; no obstante, este registro de actividades es una actividad que requiere de constante atenci\u00f3n, de\u00a0 revisi\u00f3n y de actualizaci\u00f3n, pues la misma cotidianidad es la que conduce al cometimiento de infracciones que van en perjuicio tanto de los titulares de la informaci\u00f3n como de la organizaci\u00f3n que maneja sus datos.<\/span><\/p>\n

\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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