{"id":727,"date":"2022-10-06T14:45:29","date_gmt":"2022-10-06T19:45:29","guid":{"rendered":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/?p=727"},"modified":"2023-06-29T19:47:51","modified_gmt":"2023-06-30T00:47:51","slug":"cuales-son-los-desafios-que-enfrentan-los-notarios-colombianos-en-relacion-a-las-normas-de-proteccion-de-datos-personales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/preguntas-frecuentes-faq\/cuales-son-los-desafios-que-enfrentan-los-notarios-colombianos-en-relacion-a-las-normas-de-proteccion-de-datos-personales\/","title":{"rendered":"\u00bfCu\u00e1les son los desaf\u00edos que enfrentan los notarios colombianos en relaci\u00f3n a las normas de protecci\u00f3n de datos personales?"},"content":{"rendered":"

En Colombia los notarios realizan innumerables actividades y transacciones con personas naturales y, desarrollan tareas de tratamiento de datos<\/strong> que implican grandes responsabilidades frente a las normativas que rigen los procesos de protecci\u00f3n de la informaci\u00f3n personal; entre otras actividades, en las notar\u00edas se elaboran y\/o registran los documentos legales que soportan matrimonios o uniones maritales, registros civiles, divorcios, escrituraci\u00f3n inmobiliaria, transferencia de poderes ciudadanos, acciones de remates, conciliaciones, autenticaciones de documentos, autorizaciones para que los menores de edad puedan \u00a0salir del pa\u00eds, reconocimientos de insolvencia y pruebas de subsistencia.<\/span><\/p>\n

As\u00ed entonces los protocolos, normas y pol\u00edticas relacionadas con el almacenamiento y manejo de informaci\u00f3n resultan de vital importancia para el ejercicio de la actividad notarial, no solo porque\u00a0 con ellas se asegura el acceso a los\u00a0 derechos civiles, econ\u00f3micos y de propiedad de las personas que interact\u00faan con los funcionarios que realizan tales actividades, sino porque se controla y administra de forma adecuada la enorme carga de datos personales que circulan a trav\u00e9s de este tipo de instituciones. \u00a0<\/span><\/p>\n

En realidad, en los procesos notariales, \u00a0el notario y sus funcionarios se convierten en una autoridad intermediaria que facilita\u00a0 la transferencia de datos entre los sistemas de archivo del despacho notarial y las \u00a0instancias p\u00fablicas o privadas que\u00a0 constantemente requieren informaci\u00f3n<\/strong> y todo eso sucede mientras esa autoridad compuesta de un conglomerado de\u00a0 trabajadores se debaten entre los procedimientos establecidos para el manejo de instrumentos p\u00fablicos y los derechos a la privacidad e intimidad de cada ciudadano.<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Entre los retos m\u00e1s significativos a los que accede la acci\u00f3n notarial est\u00e1n, los relacionados con la calidad de los procesos para el tratamiento de datos personales y, los que tienen que ver con los sistemas de seguridad disponibles para proteger la informaci\u00f3n impresa y digital.<\/span><\/p>\n

Antes de seguir, es importante aclarar que, aunque las notar\u00edas realizan actividades para el estado estas no son una dependencia del mismo, adem\u00e1s los datos a los que da tratamiento son de car\u00e1cter semiprivado con lo cual sus registros solo podr\u00e1n ser consultados por las autoridades autorizadas y por el mismo titular. Con lo anterior se entiende la raz\u00f3n para que las bases de datos notariales, que tienen todo tipo de informaci\u00f3n personal, deban ser registradas en el RNBD <\/strong>que administra la Superintendencia de Industria y Comercio<\/strong>, quien en adelante podr\u00e1 identificar a los responsables y a los encargados del tratamiento y podr\u00e1 vigilar que las pol\u00edticas establecidas realmente son la base para la ejecuci\u00f3n de las funciones.<\/span><\/p>\n

Con respecto a la calidad se debe partir del hecho que todas las transacciones realizadas en una notar\u00eda implican en tratamiento de informaci\u00f3n privada, as\u00ed entonces todos los\u00a0 funcionarios implicados en ese tratamiento siempre le deber\u00e1n informar\u00a0 a los titulares que el proceso implica capturar y tratar sus datos personales, datos que ser\u00e1n almacenados y que cumplir\u00e1n con una finalidad que tambi\u00e9n debe ser explicada; adem\u00e1s se debe le confirmar\u00a0 al titular que se le permitir\u00e1 el \u00a0acceso a dichos datos para realizar consultas, \u00a0rectificaciones, actualizaciones o borrado cuando este \u00faltima acci\u00f3n sea factible, todo ello a trav\u00e9s de un canal de comunicaci\u00f3n que expl\u00edcitamente se debe dar a conocer.<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

En adici\u00f3n, cada notar\u00eda debe implementar m\u00e9todos para que los titulares de la informaci\u00f3n siempre autoricen tanto el tratamiento de los sus datos, como la transferencia de estos cuando esto sea requerido por entidad autorizada. <\/span>Dichas autorizaciones, sean f\u00edsicas o digitales, siempre deber\u00e1n existir como prueba ante una posible reclamaci\u00f3n del titular.\u00a0 <\/span><\/p>\n

Por \u00faltimo, \u00a0y como un\u00a0 requerimiento para poder ejecutar las tareas bajo par\u00e1metros y procedimientos minuciosos<\/strong>, los funcionarios de cada notar\u00eda deber\u00e1n \u00a0estar debidamente entrenados, poseyendo el suficiente conocimiento que facilite atender todos los detalles exigidos por la Ley, siendo id\u00f3neos y responsables a trav\u00e9s de su gesti\u00f3n\u00a0 en tanto que el notario, como cabeza y \u00fanico responsable de los procesos notariales, desarrolla actividades de control que permitan verificar el seguimiento de instrucciones del personal y el cumplimiento de los protocolos, evaluando peri\u00f3dicamente el\u00a0 nivel de\u00a0 responsabilidad \u00a0y compromiso de cada funcionario frente al\u00a0 objetivo de garantizar los\u00a0 derechos de los titulares y proteger la informaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n

Derivado de lo anterior aparece un aspecto importante en la protecci\u00f3n de datos personales como es el de la seguridad, aspecto cuya dificultad consiste en implementar medidas adecuadas para de protecci\u00f3n frente a siniestros, sustracci\u00f3n, adulteraci\u00f3n o borrado de la informaci\u00f3n, medidas que se deben equilibrar con la ejecuci\u00f3n del gasto el cual se debe mantener dentro de los niveles establecidos por las asignaciones presupuestales del estado.<\/em><\/strong> En t\u00e9rminos de seguridad hay innumerables opciones, sin embargo, entre las m\u00e1s importantes sobresalen el realizar copias de seguridad, desarrollar m\u00e9todos para recuperar y reconstruir datos e historiales personales, mantener un registro de las operaciones documentales y almacenar en servidores externos redundantes de acceso restringido.<\/span><\/p>\n

Todas las normas de Protecci\u00f3n de Datos personales y de Administraci\u00f3n de la informaci\u00f3n establecidas por la Superintendencia de Industria y la Superintendencia de Notariado y Registro\u00a0<\/strong> respectivamente \u00a0buscan que los notarios tomen las medidas de precauci\u00f3n y ejecuten cuidadosamente cada labor, asegurando con ello el bloqueo de las acciones provenientes de la ciber-delincuencia, del personal desleal y de las organizaciones que buscan afectar el funcionamiento del pa\u00eds en tanto que se garantizan los derechos constitucionales de cada usuario que acude a los servicios notariales.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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