{"id":513,"date":"2022-08-11T14:42:56","date_gmt":"2022-08-11T19:42:56","guid":{"rendered":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/?p=513"},"modified":"2022-08-11T17:16:55","modified_gmt":"2022-08-11T22:16:55","slug":"que-deben-tener-las-comunicaciones-del-whatsapp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-organizacional","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/datos-personales\/que-deben-tener-las-comunicaciones-del-whatsapp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-organizacional\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 deben tener las comunicaciones del WhatsApp para que sean v\u00e1lidas cuando el uso es Organizacional?"},"content":{"rendered":"<h1 style=\"text-align: center;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 24pt;\">CUMPLIENDO LAS OBLIGACIONES DE LA LEY DE PROTECCI\u00d3N DE DATOS PERSONALES MIENTRAS USA WHATSAPP<\/span><\/h1>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">WhatsApp es una plataforma de comunicaciones punto a punto muy difundida hoy en d\u00eda; de hecho, en nuestro pa\u00eds se ha vuelto una herramienta indispensable para infinidad de\u00a0 procesos como podr\u00edan ser: los que involucran contacto comercial y env\u00edo de informaci\u00f3n publicitaria, o los que son m\u00e1s especializados que permiten por este medio asignar citas, enviar reportes de trabajo, completar an\u00e1lisis in situ mediante el env\u00edo de un registro fotogr\u00e1fico, sin contar entre otros los procesos period\u00edsticos; pues, a trav\u00e9s de WhatsApp los corresponsales env\u00edan sus notas junto con las im\u00e1genes, audios\u00a0 y videos que han grabado. \u00a0<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Ahora bien, las actividades descritas tienen \u00a0algo en com\u00fan que va m\u00e1s all\u00e1 de manejar esa plataforma, y eso en com\u00fan se llama \u201cDatos Personales\u201d. WhatsApp incorpora los nombres, la foto y el n\u00famero telef\u00f3nico del propietario del dispositivo en el cual est\u00e1 instalada la aplicaci\u00f3n, as\u00ed como los datos de sus contactos; de hecho, esa aplicaci\u00f3n permite dejar en el buz\u00f3n del destinatario mensajes de voz o video mensajes, los cuales son considerados informaci\u00f3n sensible. En tal sentido, los datos tratados mediante WhatsApp operan de la misma manera como sucede con un buz\u00f3n de correo electr\u00f3nico, esos dos medios \u00a0tan solo son diferentes en forma pero no en prop\u00f3sito; por tanto, deben trabajar bajo las mismas reglas y condiciones.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Por supuesto que aqu\u00ed alguien podr\u00e1 decir: \u201c<em>yo uso WhatsApp para uso personal, entonces \u00a0a mis comunicaciones no se le puede aplicar las reglas de protecci\u00f3n de datos personales<\/em>\u201d, y eso solo podr\u00e1 ser v\u00e1lido siempre y cuando se cumplan estos dos preceptos: quien difunda la informaci\u00f3n lo debe hacer tan solo a familiares, amigos, compa\u00f1eros de estudio o inclusive de trabajo que corresponden su esfera \u00edntima, y la \u00a0informaci\u00f3n compartida pertenece al \u00e1mbito netamente personal; por tanto, si la informaci\u00f3n se intercambia con \u00a0clientes potenciales, clientes ya existentes, entre empleados internos o externos, o si su objetivo es comercial, administrativo o log\u00edstico, entonces la comunicaci\u00f3n no puede considerarse personal sino organizacional o corporativa, y a ella le aplican los preceptos de la ley 1581 y sus decretos reglamentarios.<\/span><\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 18pt;\">\u00a0\u00bfQu\u00e9 deben tener las comunicaciones del WhatsApp para que sean v\u00e1lidas cuando el uso es Organizacional?<\/span><\/h3>\n<p><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" data-attachment-id=\"518\" data-permalink=\"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/datos-personales\/que-deben-tener-las-comunicaciones-del-whatsapp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-organizacional\/attachment\/que-deben-tener-las-comunicaciones-del-whatsapp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-organizacional\/\" data-orig-file=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional.png?fit=906%2C403&amp;ssl=1\" data-orig-size=\"906,403\" data-comments-opened=\"1\" data-image-meta=\"{&quot;aperture&quot;:&quot;0&quot;,&quot;credit&quot;:&quot;&quot;,&quot;camera&quot;:&quot;&quot;,&quot;caption&quot;:&quot;&quot;,&quot;created_timestamp&quot;:&quot;0&quot;,&quot;copyright&quot;:&quot;&quot;,&quot;focal_length&quot;:&quot;0&quot;,&quot;iso&quot;:&quot;0&quot;,&quot;shutter_speed&quot;:&quot;0&quot;,&quot;title&quot;:&quot;&quot;,&quot;orientation&quot;:&quot;0&quot;}\" data-image-title=\"\u00bfQu\u00e9 deben tener las comunicaciones del WhatsApp para que sean v\u00e1lidas cuando el uso es Organizacional\" data-image-description=\"\" data-image-caption=\"\" data-medium-file=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional.png?fit=300%2C133&amp;ssl=1\" data-large-file=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional.png?fit=906%2C403&amp;ssl=1\" class=\" wp-image-518 aligncenter\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional.png?resize=582%2C258&#038;ssl=1\" alt=\"\" width=\"582\" height=\"258\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional.png?resize=300%2C133&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional.png?resize=768%2C342&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional.png?resize=390%2C173&amp;ssl=1 390w, https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional.png?w=906&amp;ssl=1 906w\" sizes=\"auto, (max-width: 582px) 100vw, 582px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Tal como lo estable la Ley, debe existir un protocolo para la captura y tratamiento de la informaci\u00f3n:<\/span><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Se debe solicitar al usuario la autorizaci\u00f3n de la captura de sus datos personales; por tanto, no se puede incorporar el usuario a la lista de contactos si este previamente no lo ha autorizado.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Se debe informar al contacto cu\u00e1l ser\u00e1 la finalidad del tratamiento de sus datos personales, y se le deber\u00e1 solicitar permiso para que sea contactado en el futuro por este medio.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">En el caso que el usuario acepte que sus datos personales sean tratados por el contacto se le debe informar d\u00f3nde y c\u00f3mo acceder a las pol\u00edticas de tratamiento de la informaci\u00f3n, y cu\u00e1l es el canal disponible para que \u00e9l pueda hacer valer sus derechos de Habeas Data (<em>consulta, actualizaci\u00f3n o supresi\u00f3n de sus datos<\/em>)<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Los dispositivos electr\u00f3nicos en donde se encuentra instalado WhatsApp y a trav\u00e9s de los cuales se hace el contacto deben contar con un sistema de seguridad tal que impida que terceros puedan acceder a la informaci\u00f3n. Adem\u00e1s, para uso de WhatsApp a nivel corporativo se hace necesario manejar la versi\u00f3n Business, la que permitir\u00e1 que se segmenten los contactos organizacionales de los personales, siendo estos \u00faltimos manejados por la versi\u00f3n Standard, adem\u00e1s se debe tener en cuenta que la versi\u00f3n Business cuenta con un mejor sistema de seguridad y de encriptado de datos.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-size: 14pt;\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" data-attachment-id=\"516\" data-permalink=\"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/datos-personales\/que-deben-tener-las-comunicaciones-del-whatsapp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-organizacional\/attachment\/2\/\" data-orig-file=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/2.png?fit=906%2C403&amp;ssl=1\" data-orig-size=\"906,403\" data-comments-opened=\"1\" data-image-meta=\"{&quot;aperture&quot;:&quot;0&quot;,&quot;credit&quot;:&quot;&quot;,&quot;camera&quot;:&quot;&quot;,&quot;caption&quot;:&quot;&quot;,&quot;created_timestamp&quot;:&quot;0&quot;,&quot;copyright&quot;:&quot;&quot;,&quot;focal_length&quot;:&quot;0&quot;,&quot;iso&quot;:&quot;0&quot;,&quot;shutter_speed&quot;:&quot;0&quot;,&quot;title&quot;:&quot;&quot;,&quot;orientation&quot;:&quot;0&quot;}\" data-image-title=\"2\" data-image-description=\"\" data-image-caption=\"\" data-medium-file=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/2.png?fit=300%2C133&amp;ssl=1\" data-large-file=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/2.png?fit=906%2C403&amp;ssl=1\" class=\" wp-image-516 aligncenter\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/2.png?resize=574%2C255&#038;ssl=1\" alt=\"\" width=\"574\" height=\"255\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/2.png?resize=300%2C133&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/2.png?resize=768%2C342&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/2.png?resize=390%2C173&amp;ssl=1 390w, https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/2.png?w=906&amp;ssl=1 906w\" sizes=\"auto, (max-width: 574px) 100vw, 574px\" \/><\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Veamos un ejemplo sencillo:<\/span><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Usted coloca un anuncio en la Web o en una pancarta, etc., y all\u00ed menciona un n\u00famero de WhatsApp para que lo contacten; para que usted cumpla con la Ley usted debe incluir en el anuncio la direcci\u00f3n o el enlace en donde se encuentra la pol\u00edtica de privacidad.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">El cliente entonces crear\u00e1 el contacto de su negocio en el dispositivo que est\u00e1 usando y luego enviar\u00e1 un mensaje para que alguno de los asesores de su organizaci\u00f3n le env\u00ede una cotizaci\u00f3n de algo, por ejemplo de un autom\u00f3vil. Probablemente aqu\u00ed el asesor de su organizaci\u00f3n intentar\u00e1 contestar para pedirle a ese cliente potencial un correo electr\u00f3nico y para que le confirme su nombre de manera que pueda enviarle la cotizaci\u00f3n, (en este punto usted debe entender <em>que si se contin\u00faa el proceso tal como va, estar\u00eda obteniendo el n\u00famero de contacto, el nombre del cliente potencial, el correo electr\u00f3nico, y probablemente la foto de \u00e9l cliente sin que en ning\u00fan momento dicho cliente lo haya autorizado<\/em>).<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Por lo anteriormente resaltado y en cumplimiento de la Ley, el asesor comercial, quien act\u00faa como encargado de datos personales, primero deber\u00eda solicitar autorizaci\u00f3n de tratamiento de la informaci\u00f3n con la finalidad de responder a la solicitud recibida, (<em>ello lo podr\u00eda hacer por medio de grabaci\u00f3n de voz, o solicitando una respuesta de aceptaci\u00f3n de un mensaje<\/em>).<\/span><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Una vez obtenida dicha autorizaci\u00f3n de tratamiento su organizaci\u00f3n podr\u00e1 registrar en una base de datos el correo electr\u00f3nico, el nombre y dem\u00e1s datos del Titular para poder enviarle la cotizaci\u00f3n, todo ello bajo los t\u00e9rminos establecidos en la pol\u00edtica de protecci\u00f3n de datos.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">En adelante el contacto registrado por el WhatsApp solo podr\u00e1 ser contactado por la organizaci\u00f3n para darle respuesta a sus inquietudes y temas del negocio que \u00e9l propone, que para el ejemplo ser\u00e1 el de la compra de un auto. Si la organizaci\u00f3n adicionalmente le \u00a0desea enviar informaci\u00f3n de promociones u ofertas que pueden ser de inter\u00e9s, dicho cliente, sea que compre o no el auto en cuesti\u00f3n, deber\u00e1 autorizarlo, de lo contrario ese env\u00edo de publicidad se convertir\u00eda en una acci\u00f3n ilegal que estar\u00eda siendo realizada por la organizaci\u00f3n que vende.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Ahora observemos lo que podr\u00eda suceder si al vendedor se le extrav\u00eda o le roban el tel\u00e9fono inteligente que usa para enviar informaci\u00f3n a sus clientes. Si dicho dispositivo no cuenta con una seguridad adecuada y efectiva, todos los datos de contacto, que para el caso expuesto ser\u00edan los de WhatsApp, podr\u00edan caer en manos de terceros no autorizados, generando as\u00ed una brecha que necesariamente produce afectaciones tanto a la organizaci\u00f3n como a sus clientes. De all\u00ed la importancia que el dispositivo tenga un sistema de bloqueo con clave o preferiblemente con huella, de manera que se garantice de alguna manera que los datos no puedan caer en malas manos.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-family: helvetica, arial, sans-serif; font-size: 14pt;\">Todo lo expuesto hasta aqu\u00ed lleva a dos conclusiones: 1) La Ley de protecci\u00f3n de datos es aplicable a las comunicaciones de WhatsApp. 2) Es indispensable que se las organizaciones tomen las medidas adecuadas y efectivas para que el uso de esta plataforma se haga en forma responsable y segura.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>CUMPLIENDO LAS OBLIGACIONES DE LA LEY DE PROTECCI\u00d3N DE DATOS PERSONALES MIENTRAS USA WHATSAPP WhatsApp es una plataforma&hellip;<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":523,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"jetpack_post_was_ever_published":false,"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":true,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2},"_wpas_customize_per_network":false},"categories":[17],"tags":[58,30,59,9,60],"class_list":["post-513","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-datos-personales","tag-whatsapp","tag-datos-personales","tag-datossensibles","tag-derecho-a-la-proteccion-de-datos","tag-negocios"],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/i0.wp.com\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/%C2%BFQue-deben-tener-las-comunicaciones-del-WhatsApp-para-que-sean-validas-cuando-el-uso-es-Organizacional-1.png?fit=906%2C403&ssl=1","jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p8dSET-8h","jetpack-related-posts":[{"id":1255,"url":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/preguntas-frecuentes-faq\/que-debe-hacer-una-empresa-para-garantizar-el-cumplimiento-de-la-ley-cuando-use-whatsapp-o-aplicaciones-similares\/","url_meta":{"origin":513,"position":0},"title":"\u00bfQu\u00e9 debe hacer una empresa para garantizar el cumplimiento de la Ley cuando use WhatsApp o aplicaciones similares?","author":"Oscar Ordo\u00f1ez","date":"abril 4, 2023","format":false,"excerpt":"En la actualidad WhatsApp es una de las herramientas m\u00e1s usadas a nivel organizacional, ello debido a que no solo facilita\u00a0 coordinar f\u00e1cilmente equipos de trabajo, sino que permite alcanzar elevados niveles de eficiencia en la comunicaci\u00f3n de los funcionarios, m\u00e1s a\u00fan cuando \u00e9stos act\u00faan en labores de campo. 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