{"id":1965,"date":"2023-11-16T12:47:09","date_gmt":"2023-11-16T17:47:09","guid":{"rendered":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/?p=1965"},"modified":"2024-05-27T10:33:34","modified_gmt":"2024-05-27T15:33:34","slug":"que-responsabilidades-tiene-la-contabilidad-como-agente-recopilador-de-datos-personales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprotected.com.co\/blog-proteccion-de-datos\/preguntas-frecuentes-faq\/que-responsabilidades-tiene-la-contabilidad-como-agente-recopilador-de-datos-personales\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 responsabilidades tiene la contabilidad como agente recopilador de datos personales?"},"content":{"rendered":"

Los datos personales hoy en d\u00eda son un activo valioso y cr\u00edtico para todas las organizaciones, y su tratamiento conlleva una responsabilidad legal y \u00e9tica cada vez mayor, es por ello que en Colombia se han creado normas para la protecci\u00f3n de datos personales orientadas tanto a unificar conceptos como a generar cambios significativos en la mayor\u00eda de las \u00e1reas de las empresas. En este Blog nos enfocaremos espec\u00edficamente en analizar el impacto de la ley de protecci\u00f3n de datos personales en el contexto de la contabilidad.<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

La contabilidad implica el manejo de una gran cantidad de informaci\u00f3n financiera y operativa, y en la mayor\u00eda de casos, esta informaci\u00f3n puede incluir datos personales. De hecho el estatuto tributario coloca, por Ley, al \u00e1rea contable como uno de los mayores agentes de recopilaci\u00f3n de informaci\u00f3n personal; pues, deben incluir \u00e9ste tipo de datos en facturas, notas cr\u00e9dito, notas d\u00e9bito, en comprobantes y \u00f3rdenes de pago, en \u00f3rdenes de fabricaci\u00f3n , expedientes de clientes, asientos diarios, recibos de salarios y comisiones, pagos de contribuciones obligatorias, declaraciones juradas, etc.; y es m\u00e1s, de la informaci\u00f3n contenida en los comprobantes listados anteriormente, es posible determinar el ingreso econ\u00f3mico y el nivel de consumo de bienes y servicios por parte de las personas registradas en la contabilidad, adem\u00e1s de sus gustos y preferencias por\u00a0 marcas y productos espec\u00edficos.
\n<\/span><\/p>\n

\u00a0Desde un punto de vista t\u00e9cnico y administrativo el \u00e1rea contable se ve impactada con las normas de protecci\u00f3n de datos personales dadas las nuevas tareas que debe incorporar a sus procesos como son:<\/span><\/p>\n

1- Anonimizaci\u00f3n de Datos:<\/b> En ciertos casos, es necesario anonimizar o des-identificar los datos personales antes de utilizarlos en procesos contables; esto puede incluir tener que eliminar de nombres, direcciones u otra informaci\u00f3n identificativa para garantizar que algunas bases de datos o sus registros no puedan vincularse a individuos espec\u00edficos.<\/span><\/span><\/p>\n

2- Obtenci\u00f3n del consentimiento de los Titulares de Datos<\/b>: Si bien es cierto que las normas tributarias establecen como obligatorio que los Titulares entreguen alguna informaci\u00f3n m\u00ednima para efectos de facturaci\u00f3n, tambi\u00e9n lo es que un importante n\u00famero de registros requerir\u00e1n de autorizaci\u00f3n previa de uso de los datos, lo que obliga al \u00e1rea a estar pendiente de este asunto.\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

3- Registro y Documentaci\u00f3n:<\/b> Las organizaciones deben realizar inventario de datos personales y registrar c\u00f3mo se manejan \u00e9stos dentro de los procesos, ello en especial cuando tales datos se modifican o se eliminan. Esta actividad implica una mayor carga administrativa en la operaci\u00f3n contable.\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n

4- Auditor\u00eda y Control Interno: <\/b>La auditor\u00eda y el control interno son componentes esenciales de la contabilidad que se ven influidos por la ley de protecci\u00f3n de datos personales. La auditor\u00eda se encarga de verificar que los procesos y registros contables cumplan con los est\u00e1ndares y regulaciones establecidos, con lo cual se deber\u00e1 realizar una evaluaci\u00f3n de la conformidad con la protecci\u00f3n de datos personales, lo que implicar\u00e1:<\/span><\/span><\/p>\n

    \n
  1. a) Evaluar los riesgos asociados al manejo de datos personales y asegurarse de que se han implementado medidas adecuadas para mitigarlos.\u00a0<\/span><\/li>\n
  2. b) Verificar el acceso restringido a los sistemas contables, asegur\u00e1ndose que solo el personal autorizado pueda acceder a esta informaci\u00f3n. Los auditores deber\u00e1n verificar que los controles de acceso sean efectivos.<\/span><\/li>\n
  3. c) Verificar el acceso restringido a datos sensibles evaluando los\u00a0 protocolos espec\u00edficos que\u00a0 garantizan que el acceso cumpla con las regulaciones.<\/span><\/li>\n
  4. b) Garantizar la confidencialidad y privacidad de la informaci\u00f3n durante los diferentes procesos del \u00e1rea, lo que implica m\u00e1s controles al personal y supervisiones a los procesos de auditor\u00edas externa contable.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    \"\"<\/p>\n

    5- El control a la tercerizaci\u00f3n:<\/b> En muchos casos la contabilidad se apoya en sistemas inform\u00e1ticos de terceros para consolidar sus registros,\u00a0 se soporta en auditores especializados externos, en digitadores contratados por outsourcing, en abogados de cobro de cartera, y en otros especialistas tributarios y financieros. En estos casos, el impacto se ver\u00e1 representado en los factores de control y fiscalizaci\u00f3n de esa tercerizaci\u00f3n de cara al tratamiento de datos personales.<\/span><\/span><\/p>\n

    En conclusi\u00f3n podremos decir que la ley de protecci\u00f3n de datos personales impacta significativamente en el ejercicio contable de una organizaci\u00f3n,\u00a0 y es por ello que realizar un estudio de carga operativa y administrativa ser\u00e1 indispensable para poder identificar las necesidades de inversi\u00f3n en recursos y tecnolog\u00eda en el \u00e1rea; adicionalmente, la revisi\u00f3n de pol\u00edticas y procedimientos debe ser una constante que ayude a manejar los datos personales dentro de la contabilidad de una manera \u00e9tica y legal.\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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