¿cómo hacer el registro nacional de bases de datos?

RNBD

Muchos responsables aún se cuestionan sobre cómo realizar el registro nacional de bases de datos o RNBD, para resolver esta inquietud es importante conocer lo más básico sobre el mencionado registro.  Empecemos entonces por responder las dos preguntas más comunes:

  • ¿Qué es el RNBD?

Es el Directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en el país. Lo anterior no implica que allí esté depositada ninguna base de datos, solamente la información de cuántas bases de datos hay, su finalidad, los canales que se han dispuesto para atender las peticiones de los ciudadanos, las políticas de privacidad adoptadas, el tipo de datos que contienen, las medidas implementadas para garantizar la seguridad de los registros y las transferencias y transmisiones realizadas, cuando aplique. Este registro funciona no solamente en Colombia, también existe en otros países como España, Perú, Argentina y Uruguay (Extraído de lo definido por la Superintendencia de Industria y Comercio)

  • ¿Para qué sirve el RNBD?

Para conocer la realidad de las bases de datos personales del país, la cantidad de titulares y tipos de datos tratados, quién o quiénes adelantan su tratamiento, la finalidad y las políticas de tratamiento y los canales o mecanismos dispuestos para recibir consultas, peticiones y reclamos, entre otros aspectos. Su utilidad principal es crear consciencia sobre el manejo adecuado de la información personal contenida en bases de datos. (Extraído de lo definido por la Superintendencia de Industria y Comercio)

Una vez resuelta estas dos preguntas pasemos entonces a resolver la pregunta que seguramente lo ha traído a este artículo «¿Cómo realizar el registro nacional de bases o RNBD?». Realizar el registro es una tarea literalmente sencilla siempre y cuando usted se haya preparado correctamente para hacerlo, por lo cual a continuación mencionamos tres puntos básicos a tener en cuenta antes de realizar el registro.

  1. Conocer la ayuda disponible: actualmente existe documentación oficial de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) la cual puede encontrar en video o de manera documental a través del manual de usuario. Igualmente puede recurrir a otros tutoriales o información adicional disponible en internet.
  2. Entender el RNBD como un requisito: es muy importante que usted como responsable comprenda que el RNBD es únicamente uno de los requisitos del cumplimiento normativo y que realizar el registro no es lo único que debe cumplir.
  3. Prepararse para el registro: antes de ingresar a la plataforma de registro de bases dispuesta por la SIC usted debe como mínimo preparar o definir la siguiente información, a fin de contar con respuestas a las preguntas que dentro del registro usted encontrará.
    • Identificar la función legal de la entidad
    • Definir las necesidades y las finalidades en la recolección de datos
    • Identificar encargados (Externos a quienes se les ha encomendado el tratamiento de datos)
    • Identificar un límite temporal para el tratamiento de los datos personales
    • Identificar la cantidad de titulares de los cuales puede tener información
    • Contar con canales de atención para los titulares, así como con un responsable
    • Contar con una política de protección de datos alineada con su función legal, necesidades y finalidades
    • Elaborar un reglamento, guía, practicas o lineamientos de seguridad en el tratamiento de datos
    • Describir las bases de datos que contienen información personal

Finalmente es crucial que usted como responsable busque asesoría externa especializada en caso de no estar plenamente seguro de los requisitos de cumplimiento, recuerde que no solo el incumplimiento de la norma puede generarle sanciones económicas y operativas a su empresa, sino también un cumplimiento inadecuado de la misma.

En el próximo post de este blog… ¿Consultoría para el cumplimiento de la Ley 1581? Beneficios y Riesgos

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