La firma electrónica ha emergido en nuestros tiempos como una herramienta empresarial que transforma la forma de gestionar los documentos y agiliza los procesos comerciales, optimizando su eficiencia y reforzando la seguridad de las transacciones electrónicas. En este blog, veremos qué es la firma electrónica, cómo se gestiona y qué beneficios trae a nuestras vidas.
Lo primero que debemos entender es que la firma electrónica es la representación digital de lo que sería nuestra firma manuscrita tradicional pero sin ser la misma, ésta se obtiene a través de algoritmos criptográficos que generan dos claves, una privada y una pública. La clave privada es secreta, solo conocida solo por el titular, mientras que la clave pública es compartida de conocimiento general. El propósito del modelo de Firma Electrónica es que las organizaciones puedan estar seguras de la autenticidad e integridad de la toma de una decisión dentro de una transacción en línea, ello porque las partes involucradas confirman plenamente su identidad y consienten de una manera segura tal decisión; esto es necesario para otorgar validez legal a los documentos electrónicos generados en las transacciones no presenciales.
Ahora bien, a diferencia de la firma manuscrita que se basa en tipos grafos y profundidad del trazo del firmante, la electrónica se fundamenta en datos binarios que solo pueden ser procesados por un conjunto “hardware-software” destinado para tal fin, esto obliga a requerir de uso de tecnología para hacer el intercambio de claves y las tareas de validación. Observando entonces el proceso de gestión, primero veremos que la herramienta tecnológica creará un resumen criptográfico único del documento que se va a firmar, ello se realiza mediante una función llamada “hash”, la cual genera una cadena de caracteres que va a representar de manera única el contenido del documento; luego entra en acción la clave privada del titular, utilizada para cifrar dicho “hash” del documento, creando así la firma digital, la cual será única para ese documento específico. Después de generada la firma, ésta se incorpora al documento, ya sea de manera visible como marca en su cuerpo, o incrustada en el código del archivo, esto permitirá a todas las partes verificar tanto la autenticidad del documento como la firma.
En el proceso de verificación de la firma, el receptor utiliza la clave pública del titular para descifrar la firma digital y obtener el hash del documento. Luego, se crea un nuevo hash del documento original y se compara con el obtenido de la firma. Si coinciden, la firma es válida. En un caso hipotético, si el documento es alterado, la firma registrada ahora ya no corresponderá con la descifrada, y entonces dicho documento carecerá de validez.
¿Qué ventajas trae consigo la “Firma Electrónica?
Dentro de las aplicaciones empresariales facilita la elaboración de contratos y acuerdos en línea, reduciendo así el tiempo necesario para completar procesos legales; en el área de recursos humanos agiliza la firma de contratos laborales, políticas internas y otros documentos relevantes sin requerir la presencia del interesado; en los procesos Financieros minimiza enormemente el tiempo invertido en transacciones financieras, desde una autorización de pagos hasta la aprobación de informes fiscales.
Ahora bien, la “Firma Electrónica” no solo evita las operaciones “in situ” sino que otorga beneficios en la gestión empresarial como son: 1) mejora de la eficiencia operativa, no solo porque la firma electrónica reduce significativamente los tiempos de respuesta, sino porque elimina la necesidad de imprimir y escanear documentos físicos. 2) Ahorra en costos; dado que reduce el uso de papel y elimina gastos asociados con el almacenamiento físico de documentos. 3) Mejora la seguridad y el cumplimiento, ello en virtud a que la criptografía avanzada siempre asegura la autenticidad del firmante e integridad del documento, impidiendo así las falsificaciones o las alteraciones que son dispendiosas para detectarlas. 4) Una gestión adecuada del ciclo de vida documental, ello porque con la firma electrónica no habrán documentos físicos olvidados sin procesar; tan solo con un filtro de fechas de generación se podrán agrupar documentos y se podrá proceder a eliminarlos si así se requiere .5) Almacenamiento y auditoría eficientes, dado que los documentos digitales firmados electrónicamente se podrán almacenar de forma digital, y siendo fácilmente accesibles para auditorías y referencias futuras.
Por supuesto que si existen consideraciones legales y normativas que se deben tener en cuenta si se desea reemplazar de lleno todos los documentos que en el pasado requerían firma manuscrita, esto sucede porque se deben cumplir ciertas reglas locales e internacionales para asegurar el cumplimiento legal. De todas maneras, la adopción de la firma electrónica no solo impulsa la productividad, sino que fortalece la confianza en las operaciones comerciales en el mundo digital. En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, la firma electrónica emerge como una herramienta indispensable para aquellos que buscan optimizar sus procesos y mantenerse a la vanguardia de la innovación.
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