En Colombia los notarios realizan innumerables actividades y transacciones con personas naturales y, desarrollan tareas de tratamiento de datos que implican grandes responsabilidades frente a las normativas que rigen los procesos de protección de la información personal; entre otras actividades, en las notarías se elaboran y/o registran los documentos legales que soportan matrimonios o uniones maritales, registros civiles, divorcios, escrituración inmobiliaria, transferencia de poderes ciudadanos, acciones de remates, conciliaciones, autenticaciones de documentos, autorizaciones para que los menores de edad puedan salir del país, reconocimientos de insolvencia y pruebas de subsistencia.
Así entonces los protocolos, normas y políticas relacionadas con el almacenamiento y manejo de información resultan de vital importancia para el ejercicio de la actividad notarial, no solo porque con ellas se asegura el acceso a los derechos civiles, económicos y de propiedad de las personas que interactúan con los funcionarios que realizan tales actividades, sino porque se controla y administra de forma adecuada la enorme carga de datos personales que circulan a través de este tipo de instituciones.
En realidad, en los procesos notariales, el notario y sus funcionarios se convierten en una autoridad intermediaria que facilita la transferencia de datos entre los sistemas de archivo del despacho notarial y las instancias públicas o privadas que constantemente requieren información y todo eso sucede mientras esa autoridad compuesta de un conglomerado de trabajadores se debaten entre los procedimientos establecidos para el manejo de instrumentos públicos y los derechos a la privacidad e intimidad de cada ciudadano.
Entre los retos más significativos a los que accede la acción notarial están, los relacionados con la calidad de los procesos para el tratamiento de datos personales y, los que tienen que ver con los sistemas de seguridad disponibles para proteger la información impresa y digital.
Antes de seguir, es importante aclarar que, aunque las notarías realizan actividades para el estado estas no son una dependencia del mismo, además los datos a los que da tratamiento son de carácter semiprivado con lo cual sus registros solo podrán ser consultados por las autoridades autorizadas y por el mismo titular. Con lo anterior se entiende la razón para que las bases de datos notariales, que tienen todo tipo de información personal, deban ser registradas en el RNBD que administra la Superintendencia de Industria y Comercio, quien en adelante podrá identificar a los responsables y a los encargados del tratamiento y podrá vigilar que las políticas establecidas realmente son la base para la ejecución de las funciones.
Con respecto a la calidad se debe partir del hecho que todas las transacciones realizadas en una notaría implican en tratamiento de información privada, así entonces todos los funcionarios implicados en ese tratamiento siempre le deberán informar a los titulares que el proceso implica capturar y tratar sus datos personales, datos que serán almacenados y que cumplirán con una finalidad que también debe ser explicada; además se debe le confirmar al titular que se le permitirá el acceso a dichos datos para realizar consultas, rectificaciones, actualizaciones o borrado cuando este última acción sea factible, todo ello a través de un canal de comunicación que explícitamente se debe dar a conocer.
En adición, cada notaría debe implementar métodos para que los titulares de la información siempre autoricen tanto el tratamiento de los sus datos, como la transferencia de estos cuando esto sea requerido por entidad autorizada. Dichas autorizaciones, sean físicas o digitales, siempre deberán existir como prueba ante una posible reclamación del titular.
Por último, y como un requerimiento para poder ejecutar las tareas bajo parámetros y procedimientos minuciosos, los funcionarios de cada notaría deberán estar debidamente entrenados, poseyendo el suficiente conocimiento que facilite atender todos los detalles exigidos por la Ley, siendo idóneos y responsables a través de su gestión en tanto que el notario, como cabeza y único responsable de los procesos notariales, desarrolla actividades de control que permitan verificar el seguimiento de instrucciones del personal y el cumplimiento de los protocolos, evaluando periódicamente el nivel de responsabilidad y compromiso de cada funcionario frente al objetivo de garantizar los derechos de los titulares y proteger la información.
Derivado de lo anterior aparece un aspecto importante en la protección de datos personales como es el de la seguridad, aspecto cuya dificultad consiste en implementar medidas adecuadas para de protección frente a siniestros, sustracción, adulteración o borrado de la información, medidas que se deben equilibrar con la ejecución del gasto el cual se debe mantener dentro de los niveles establecidos por las asignaciones presupuestales del estado. En términos de seguridad hay innumerables opciones, sin embargo, entre las más importantes sobresalen el realizar copias de seguridad, desarrollar métodos para recuperar y reconstruir datos e historiales personales, mantener un registro de las operaciones documentales y almacenar en servidores externos redundantes de acceso restringido.
Todas las normas de Protección de Datos personales y de Administración de la información establecidas por la Superintendencia de Industria y la Superintendencia de Notariado y Registro respectivamente buscan que los notarios tomen las medidas de precaución y ejecuten cuidadosamente cada labor, asegurando con ello el bloqueo de las acciones provenientes de la ciber-delincuencia, del personal desleal y de las organizaciones que buscan afectar el funcionamiento del país en tanto que se garantizan los derechos constitucionales de cada usuario que acude a los servicios notariales.
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