Un condominio comprende a los propietarios subsidiarios de un terreno dentro de un plan de títulos con un uso residencial, por tanto la legislación lo considera como una organización obligada a respetar las normas establecidas en la Ley 1581 de 2012. Aquí entonces es donde aparece la exigencia tanto para los copropietarios como para la administración de comenzar a ejercer cada una de sus actividades bajo estándares de responsabilidad y seguridad alineados con las normas legales.
La recopilación, uso o divulgación de datos personales por parte de los condominios son necesarias para mantener adecuadamente la propiedad común y para una serie de propósitos específicos. Por ejemplo, en los condominios es necesario obtener el nombre, el domicilio, el número telefónico, el correo electrónico del propietario subsidiario y la identificación del lote o propiedad para así poder contar con un canal de comunicación legal en el que se advierta acerca de obligaciones comunitarias, pagos colectivos de impuestos, mejoramientos y reparaciones, entrega de informes de gestión, de estados financieros, etc.
Ahora bien, no solo la administración requerirá acceder a los datos personales de los propietarios, sino que también los mismos subsidiarios dado que entre ellos aparecen diferentes situaciones como por ejemplo un edificio de apartamentos en donde se presentan filtraciones en el techo de una propiedad, por tanto el propietario del piso inferior requerirá ponerse en contacto con el del piso superior para resolver el problema. Aquí entonces la administración solicitará consentimiento al propietario del piso superior para que se revele su número telefónico y con ese único propósito se pueda resolver la situación presentada, no obstante también podría optar por usar un gestor para que haga la intermediación entre propietarios de manera que ninguno tenga que conocer los datos personales del otro.
Existen condominios exclusivos que establecen en sus estatutos un requisito previo a la compra de una copropiedad, el cual consiste en la realización de una evaluación de las hojas de vida de los integrantes de la familia por parte de los propietarios subsidiarios ya establecidos o por parte de los propietarios fundadores, esto con el ánimo de mantener tan exclusividad socio cultural, aquí entonces se requiere de un consentimiento previo del aspirante para la captura y uso de sus datos personales con un propósito de aprobación de compra. La administración y/o los copropietarios deberán entonces contar también con un protocolo de eliminación de datos personales capturados para el caso de aplicaciones rechazadas, y con uno de almacenamiento y resguardo de datos en caso que el aspirante sea aceptado y se le permita hacer parte del condominio.
Ejemplos como los anteriores nos llevan a reconocer que este tipo de organizaciones ahora requiere de políticas de protección de datos personales que establezcan los fines para los que el condominio puede recopilar, eliminar, utilizar o divulgar datos personales, y las prácticas de protección de datos que garanticen el cumplimiento de la Ley. Además se observa que es necesario sensibilizar y fomentar una cultura de protección de datos entre el personal, (por ejemplo, guardias de seguridad, propietarios subsidiarios, residentes inmobiliarios, miembros del consejo y miembros del comité ejecutivo del condominio), y desarrollar e implementar políticas y procesos para el manejo y gestión adecuados de consultas, quejas y reclamos relacionadas con la protección de datos personales, los cuales deben ser puestos a disposición de todas las partes interesadas.
En los condominios existen múltiples actividades que implican la recopilación y divulgación de los datos personales que van desde las juntas generales de copropietarios, pasando por las actividades operativas propias del condominio, hasta llegar a las administrativas que son idénticas a las de todas las empresas en Colombia.
Es en las juntas de elección de miembros de junta directiva y de consejo en las que se difunden datos personales tanto de los electores con derecho a voto, como de los candidatos a los cargos, lo mismo sucede con las actas de reunión general, de comité ejecutivo y las de junta general en donde se registra información personal de todos los participantes; en muchas ocasiones las actas de reunión general implican grabación de audio o video acarreando con ello la responsabilidad sobre datos sensibles de los participantes.
Por parte de las actividades operativas se presenta captura de datos personales a través de los sistemas de CCTV que manejan imágenes de residentes, visitantes, contratistas y personal general del condominio, y de los sistemas de control de acceso de visitantes e invitados tanto para los que registran datos personales o vehiculares como los que obtienen datos biométricos. Además de lo anterior, es muy común que hoy en día se tome la temperatura del visitante, su nombre, número de identificación, hora de entrada, copropiedad visitada, lo que permite identificar a individuos con situación de salud crítica.
Por último están los manejos administrativos en los que habitualmente se adquieren bienes y servicios, contratando en el proceso a personal o funcionarios para que realicen diversas actividades. Así entonces se almacenarán hojas de vida, certificaciones personales y otros datos relevantes en especial los que proceden de personal de vigilancia, jardinería, aseo y servicios generales.
Ahora bien, no se debe olvidar que dentro de los condominios generalmente se realizan eventos, y en muchas ocasiones se toman infinidad de fotografías lo cual crea otra rama de responsabilidad para la administración y los copropietarios. Generalmente se aconseja realizar estas actividades con invitación en la cual se indicará que se tomarán fotografías a los residentes con la finalidad de publicarlas en el sitio Web o en el post de anuncios, y que cada residente podrá otorgar o no el consentimiento para que esto suceda, adicionalmente la administración del conjunto deberá notificar en las mismas invitaciones el uso restringido de material de captura de video y fotografía advirtiendo a cada residente sobre las consecuencias legales de afectar los derechos de otros copropietarios al hacer públicas las imágenes en redes sociales por cuenta propia.
Así las cosas, se concluye que los condominios ahora deben atender diversos detalles relacionados con la protección de datos personales lo que implica una gestión, coordinación y revisión permanente de actividades y protocolos para ajustarse a los requerimientos de la Ley. Por ello se recomienda en todos los casos contar con la asistencia de un consultor especializado en PDP, quien orientará y ayudará a normalizar los procesos involucrados en las actividades que realizan este tipo de organizaciones.
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