En términos cualitativos la Ley de protección de datos personales PDP es entendible, aceptable y vinculable con los diferentes procesos organizacionales de cualquier institución, no obstante a nivel cuantitativo empiezan a aparecer ciertas dificultades para esas mismas instituciones dado que dicha Ley PDP exige que se realice en forma sistemática una serie de actividades encaminadas a que esa protección de datos personales sea efectiva, confiable y certera; como consecuencia las organizaciones se han enfrentado al desafío de cumplir la Ley PDP a cabalidad para que en ningún momento los derechos constitucionales de los titulares sean vulnerados, y para que de ninguna manera se acceda a sanciones administrativas y económicas a causa de actuaciones que no estén sujetas a la rigurosidad de la legislación.
Como respuesta al desafío antes mencionado y con el ánimo de asegurar que se capture, trate y resguarde en forma apropiada la información personal que llega a su poder, las empresas han optado por tomar dos caminos: el primero consiste en contratar personal externo que cuente con experiencia en protección de datos personales y que asesore y conduzca los procesos hacia el cumplimiento de las diferentes normas, el segundo consiste en capacitar al personal existente y a la administración para que ejecute la correspondiente labor. Sin embargo ¿existirá un camino diferente?
La respuesta más inteligente aparece con el software de gestión y tratamiento de datos personales Data Protected.
El software Data Protected proporciona asistencia para la protección y auditoría de datos confidenciales ayudándolo a cumplir con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio SIC y por la Ley 1581 de 2012, ajustando sus procesos sin importar que su negocio crezca. Este software le brindará la capacidad de detectar cuando se estén recolectando datos personales y datos sensibles, le permitirá establecer un sistema de seguridad, le ayudará con los avisos de privacidad, organizará la información de gestión, la auditará y la monitoreará permitiendo que usted obtenga informes en tiempo real disponibles para descarga desde un repositorio en la nube, todo lo anterior a través de una misma plataforma Web.
Ahora bien, la Ley PDP no es un requisito de una sola vez que se presenta anualmente, por el contrario la organización deberá mantener un estado constante de cumplimiento que requiere atención y supervisión, tareas que no son tan simples, más aún cuando el número de clientes, proveedores o subscriptores aumentan una y otra vez.
Los datos masivos crecen permanentemente y el uso tanto de la nube como de los recursos digitales se incrementa día a día, lo que conlleva a que concluir que en una hipotética condición de ausencia o incapacidad prolongada del empleado encargado de los procesos de protección de datos personales, la organización podría enfrentar una situación algo compleja; mientras que si la misma coyuntura se presenta en un sistema de PDP que es manejado por el software de gestión Data Protected, se observará que muchas labores están automatizadas, que la información de responsabilidad demostrada se mantiene organizada, que las funciones de los encargados del tratamiento de datos personales se hallan bien detalladas, y que ante la ausencia de un líder de gestión de tratamiento de datos personales la institución podrá asignar sin problema a otro funcionario para que administre el programa dada la forma intuitiva en que el software maneja los diferentes procesos.
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