Instalar cámaras de vigilancia en las áreas de trabajo no solo está permitido sino que se hace necesario para que una organización realice la vigilancia de sus activos, la supervisión de la ejecución de los procedimientos por parte de los funcionarios y el control a la productividad; no obstante, hay un factor importante que se debe tener en cuenta: su uso no debe traspasar la fina línea que separa el mundo laboral y el respeto tanto a la dignidad del trabajador como a sus derechos a la intimidad y la privacidad.
Ahora bien, en Colombia no hay una Ley específica que regule el uso de cámaras de vigilancia a nivel laboral y que indique qué se puede visualizar y qué no; es decir, se opera bajo el principio de la autorregulación en el cual es la organización la que determina lo que puede afectar la privacidad y derechos del trabajador y lo que no. Y aunque esa posición es lógica, desafortunadamente en innumerables casos es mal interpretada; pues, muchas veces se considera que la falta de una prohibición faculta a las empresas a realizar cualquier tipo de acción.
Con base en lo anterior es que el Ministerio de Trabajo ha advertido a las organizaciones para que tengan cuidado para que sus acciones no conduzcan a situaciones de acoso laboral en donde se materializa el maltrato, la persecución, la discriminación la inequidad y la desprotección. Se debe observar, a nivel laboral, que la finalidad de instalar cámaras de vigilancia no es más que asegurar la correcta ejecución de las tareas e impulsar la meta de ausencia de riesgos e incidentes que afecten de alguna manera la salud e integridad de los trabajadores; por consiguiente, su uso no puede implicar conductas de descalificación profesional, amenazas de despido, burlas o humillaciones del empleado cuyas imágenes son capturadas.
De igual manera, la divulgación de los eventos pertenecientes a la intimidad de la persona, incluyendo la respuesta del trabajador en término de exigencia y capacidad de ninguna manera se debe realizar. Las imágenes que correspondan a esta dimensión se registrarán en un momento del tiempo para luego ser borradas.
Por supuesto que en ciertas ocasiones, y después de observar y entender las acciones que un trabajador específico realiza con éxito, la organización deseará divulgar las imágenes a otros funcionarios para que así estos no solo aprendan la correcta ejecución de la labor sino que motiven; en estos casos, al Titular de las imágenes se le deberá informar acerca de una nueva finalidad de la grabación, explicándole el modo de tratamiento junto con los términos y condiciones que en adelante regirán para su uso, de esta manera él podrá autorizar o negar tal divulgación. Aquí se debe recordar que cuando existen autorizaciones, éstas deben ser almacenadas y estar listas en cualquier momento para consulta, lo anterior se almacene o se de tratamiento de la información en video del empleado.
En general se deben realizar las siguientes actividades antes de instalar cámaras de supervisión en el ambiente laboral:
- Conocer las implicaciones que tiene ser responsable y/o encargado del tratamiento de las imágenes y/o grabaciones.
- Se debe tener clara cuál es la finalidad o las finalidades de las grabaciones, y evaluar la necesidad de realizarlas.
- Conforme al desarrollo jurisprudencial y los estándares internacionales se debe establecer el ámbito temporal, determinando el tiempo de conservación de las imágenes.
- Se deberá incluir dentro de las políticas de tratamiento de datos personales de la organización un apartado que contemple el uso de las cámaras de video vigilancia, y allí se documentarán los aspectos previamente contemplados.
- Se debe considerar un modelo de obtención del consentimiento previo de los empleados, el cual debe ser expreso e informado. En el caso de ambientes de trabajo este consentimiento se puede manifestar en forma oral escrita oral, quedando prueba de ello.
- Deberá crear procedimientos operacionales para el futuro tratamiento de las imágenes.
- Deberá implementar medidas de seguridad para evitar la consulta, copia, o divulgación no autorizada de todas las imágenes tratadas.
- Deberá incluir dentro de las disposiciones del reglamento de trabajo las normas especiales, obligaciones y prohibiciones aplicables a las imágenes que se graben en el curso del desarrollo de la actividad laboral, conforme a lo dispuesto en art. 108 del CST.
- Deberá incluir protocolos y procedimientos dentro del manual de convivencia laboral para el ejercicio de los derechos de los empleados conforme a lo establecido en la Ley 101 de 2006.
Las anteriores consideraciones deben ser incorporadas a los procedimientos generales de la organización y a las políticas y procedimientos de las implementaciones de SGSI, SGST y SGPDP.
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