4 Consejos útiles antes de instalar el CCTV en la organización

Es alarmante ver cómo innumerables organizaciones siguen cometiendo errores durante el tratamiento de las imágenes manejadas en sus sistemas de video vigilancia, viéndose perjudicadas a través de multas y sanciones producto del incumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales (PDP). Y es que a pesar de haber sido promulgada en el 2012, dicha Ley PDP aún no es conocida a fondo por la dirección de diferentes organizaciones, permitiendo con ello que no se tengan en cuenta sus variadas exigencias. 

Situaciones como no informar a los titulares que están sus actividades están siendo grabadas, no disponer de políticas acordes al proceso de grabación de CCTV, no disponer de manuales de procedimientos efectivamente divulgados y puestos en práctica por los encargados de la captura, custodia, revisión o eliminación de las imágenes almacenadas o no establecer un ciclo de vida para la información que por una u otra razón es capturada por la organización son las fallas recurrentes que más se presentan.

Casos como el resuelto por la Superintendencia de Industria y Comercio con  resolución 70020 del 29 de Octubre de 2021 demuestran que las organizaciones aún están expuestas a onerosas multas por incumplimiento de sus deberes; y es que en la resolución en mención se generó una sanción económica de veintiséis millones de pesos por algo que tan previsible como contar con una política adecuada para el tratamiento de imágenes de video,  hacerla pública y disponible para los titulares, y contar con manuales de procedimientos.

Al visualizar que estas faltas no fueron producto de errores humanos sino de la desatención administrativa lo que se considera una mala práctica. Así entonces se puede concluir que la pena fue algo indulgente pues en el pasado los montos por infracciones similares han sido algo mayores, ello en virtud a que se entiende que el propósito de la multa va más allá de castigar un error, orientándose a buscar que la organización comprenda que la protección de datos personales es algo serio que se debe realizar a conciencia y con esmero.

Partiendo de lo anterior se hace necesario recordar ciertos aspectos de la protección de datos personales que se deben tener en cuenta durante el procesamiento de imágenes de CCTV, y estas son:

• Asegúrese que las personas cuyas imágenes son capturadas sepan que están siendo grabadas. Esto lo puede hacer a través de avisos de privacidad colocados en los puntos de ingreso a establecimientos o áreas supervisadas, en tales avisos se deberá indicar las razones por las cuales se graban las imágenes, quién es el responsable del tratamiento de la información, en dónde se pueden consultar las políticas de privacidad y los derechos que tiene el titular frente a los datos capturados.
• Siempre informe con claridad y transparencia por qué se utiliza el CCTV, y cuál será el tiempo de almacenamiento de las imágenes.
• Tenga claro quién dentro de su organización tendrá acceso a los sistemas de CCTV, y las razones para hacerlo.
• Elimine el material de archivo cuándo haya cumplido su función.

Recuerde que todo tratamiento realizado con el material grabado debe quedar plasmado tanto en su política de tratamiento de datos personales, como en sus manuales de procedimientos para el manejo y la seguridad de la información.