La medición de tiempos y movimientos en procesos productivos es una herramienta indispensable para la mejora de la eficiencia operativa, la cual generalmente busca identificar cuellos de botella y establecer estándares de rendimiento. No obstante, se debe entender que esta práctica generalmente obtiene datos de actividades humanas vinculadas a funcionarios específicos, por lo que en ella se requiere valorar un componente crítico: “la protección de datos personales”.
Para poder entender este componente crítico debemos comprender que la privacidad es un derecho fundamental y está respaldada por diferentes normativas en Latinoamérica, en especial en Colombia a través de la llamada ley PDP o Ley 1581 de 2012. Esta reglamentación obliga a las organizaciones a actuar con responsabilidad al recolectar, almacenar y utilizar información relacionada con el desempeño individual de sus trabajadores.
¿Por qué se consideran privados los datos de la medición de tiempos?
Usualmente los datos recolectados en estudios de tiempos y movimientos suelen centrarse en actividades, frecuencias y duraciones; sin embargo, estos se asocian a nombres, cédulas, cargos o cualquier otro identificador personal, y es allí cuando se convierten en datos personales. Además, habitualmente se utilizan con el propósito de evaluar el rendimiento individual; con lo cual, adquieren un especial carácter, ya que derivan en perfilamientos que conducen a acciones disciplinarias propias del campo laboral.
Dado lo anterior, es fundamental que las organizaciones diseñen un buen plan de medición de tiempos y movimientos, el que debe incluir: 1) Dar a conocer el propósito de la medición. 2) Explicar el uso que se dará a los datos y los derechos que le asisten a los titulares de la información. 3) Limitar el acceso de los resultados solo a cierto personal calificado para hacerlo. 4) Tomar medidas para evitar sobre-recolección de datos, lo que implica admitir solo aquellos que son estrictamente necesarios.
¿Cuáles entonces serían unas buenas prácticas para el tratamiento de datos en estudios de productividad?
Antes de iniciar cualquier medición, se debe realizar: 1) una evaluación de impacto en protección de datos, permitiendo con esto anticipar riesgos y establecer medidas de mitigación. 2) Con base en los riesgos planteados en el paso anterior, se podrán establecer los nodos críticos del proceso para incluirles mecanismos de codificación o seudomización que le permitan al equipo autorizado y solo a él vincular los datos con una persona en particular. 3) Explicar a los trabajadores cómo se utilizarán los datos, lo que redundará en reducción de la desconfianza y la promoción de una cultura de mejora continua en lugar de una de vigilancia. 4) Los datos deberán ser almacenados en sistemas protegidos, con controles de acceso y políticas de retención claras.
¿Qué hacer cuando los datos ya no se usan para evaluación individual?
Con el paso del tiempo, los datos de medición pueden perder relevancia para fines disciplinarios o de evaluación directa; no obstante, pueden seguir siendo valiosos como insumo estadístico para calcular tasas de rendimiento por actividad, para establecer estándares de referencia o para rediseñar procesos. Por lo tanto, es recomendable aplicar técnicas de anonimización, con las cuales se eliminará cualquier elemento que permita a futuro identificar directa o indirectamente a una o varias personas.
Se debe recordar que el mal manejo de datos personales, así sean de medición de tiempos y movimientos puede acarrear consecuencias legales y de reputación. En particular en Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio puede imponer sanciones como: multas, suspensión de actividades de tratamiento e incluso el cierre de operaciones relacionadas con el uso indebido de datos que se haya demostrado.
De todo lo explicado hasta aquí, se puede concluir que es imprescindible que las áreas de talento humano, producción y tecnología tengan claras sus obligaciones frente a cada proceso laboral, y que trabajen de forma articulada para garantizar el cumplimiento normativo y la ética organizacional, respetando la privacidad de los trabajadores no solo para cumplir con la ley, sino para fortalecer la confianza interna y construir una cultura de mejora basada en el respeto y la transparencia.
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