¿Es más económico Tercerizar el Cumplimiento de Normativas de Privacidad que Enfrentar una Sanción de la SIC?

Una Decisión Financiera

En una sala de reuniones iluminada por la luz del atardecer, el gerente general, el jefe de compras y el líder del equipo jurídico debaten intensamente. La pregunta en el aire es clara: ¿debería la empresa tercerizar el cumplimiento de la normativa de privacidad o manejarlo todo internamente?

• Gerente General:¿Realmente necesitamos tercerizar el cumplimiento de la privacidad? Me preocupa el costo que esto pueda representar.
• Jefe de Compras: He oído que las sanciones por no cumplir pueden ser astronómicas. ¿No sería más riesgoso y potencialmente más costoso asumir ese riesgo internamente?
• Líder del Equipo Jurídico: Además, la experiencia y el conocimiento especializado que un proveedor externo puede aportar pueden ser invaluables. Necesitamos evaluar no solo el costo, sino también el valor y los riesgos asociados.

Este diálogo resalta un dilema común en muchas organizaciones. Al desglosar la situación bajo el marco de la Ley 1581 y las normativas complementarias, junto con los pronunciamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), se clarifica la disyuntiva.

Ventajas de Tercerizar el Cumplimiento

1. Especialización y Experiencia: Los proveedores de servicios especializados en privacidad y protección de datos aportan un alto grado de conocimiento y experiencia, actualizados constantemente para reflejar el cambio en las leyes y las mejores prácticas.
2. Costos Predecibles: Tercerizar convierte los gastos asociados con el cumplimiento de la normativa en costos predecibles, que pueden ser más fáciles de manejar y planificar en comparación con los costos variables y potencialmente ilimitados de las sanciones.
3. Reducción de Riesgo: Un proveedor externo puede ayudar a identificar y mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas, reduciendo la probabilidad de enfrentar sanciones.

Desventajas de la Gestión Interna

1. Recursos y Experiencia: La gestión interna del cumplimiento requiere inversiones significativas en formación y actualización constante del equipo jurídico y de IT, además de la posible necesidad de contratar personal adicional.
2. Riesgo de Incumplimiento: Sin el conocimiento especializado, aumenta el riesgo de pasar por alto requisitos críticos, lo que podría resultar en sanciones severas por parte de la SIC.

Costos: Tercerización vs. Sanciones

Las sanciones impuestas por la SIC por incumplimiento de la normativa de protección de datos pueden alcanzar hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. En contraste, el costo de tercerizar el cumplimiento varía, pero generalmente es una fracción de lo que podría ser una sanción máxima, especialmente cuando se considera el beneficio adicional de reducir significativamente el riesgo de incumplimiento.

Imaginemos, por ejemplo, un costo de tercerización que ronde el 1% del costo potencial máximo de una sanción. Esta inversión no solo evita el desembolso directo de una multa sino que también asegura un programa de cumplimiento continuo y actualizado, evitando riesgos futuros.

Conclusión

La conversación entre el gerente general, el jefe de compras y el líder del equipo jurídico refleja una realidad empresarial: el dilema entre invertir en prevención o enfrentar posibles consecuencias. Bajo el análisis de las normativas y las realidades económicas, tercerizar el cumplimiento de la normativa de privacidad emerge como la opción más segura y coste-efectiva a largo plazo. No solo proporciona tranquilidad y protección contra sanciones potencialmente devastadoras, sino que también asegura que la empresa se mantenga al día con las mejores prácticas y requisitos legales en constante evolución.