Una de las actividades más comunes en las organizaciones es la redacción de documentos, cuyo objetivo se centra en la transmisión información e ideas y cuya ejecución, requiere de habilidad para organizar y estructurar palabras en forma coherente, con ello se asegura que el mensaje objeto sea recibido y entendido por el destinatario en forma apropiada. No obstante, tal coherencia no parece ser suficiente cuando se trata de dar respuestas negativas a derechos de petición, ello porque en este tipo de situaciones se requiere más que una habilidad escritora, imperando escritora, imperando la necesidad de argumentar en forma precisa bajo los fundamentos de la Ley; de no ocurrir esto, se podrían cometer graves errores y generar inconvenientes que irán en detrimento de la gestión de cualquier empresa.
Para entender la verdadera importancia de la redacción en derechos de petición deberemos prestar atención a dos sentencias de la corte constitucional colombiana relacionadas con la protección de datos personales; en tales promulgaciones encontraremos que, situaciones similares conducen a análisis legales diferentes , y ello ocurre por no usar los argumentos adecuados.
Los eventos a analizar corresponden a las sentencias T487/17 Y t114/18 que se pueden resumir así: Dos familias se encontraban en lugares públicos que estaban siendo monitoreados por sistemas de circuito cerrado de televisión, en ambos casos algún integrante de las familias fue víctima de un accidente; dado lo anterior, el miembro principal de cada uno de los hogares procedió a solicitar a la empresa responsable del tratamiento de imágenes la expedición de una copia del video para poder tener evidencia de lo sucedido, todo con el ánimo de determinar si era factible adelantar o no algún proceso de responsabilidad civil.
En ambos casos las respuestas a las solicitudes fueron negativas, invocando en ellas que la información solicitada tenía carácter de reserva y que tan solo podía ser entregada en cumplimiento de una orden judicial. Por lo anterior ambas familias acuden a la corte constitucional para que resuelva las negativas, y una de ellas es amparada mientras que la otra no.
Así las cosas, si los dos responsables del tratamiento de los datos personales cumplieron con dar respuesta a las peticiones, lo hicieron de forma oportuna, y si los casos eran similares, ¿Por qué no fueron iguales las sentencias?
La respuesta fue simple: Una de las sociedades accionadas violó la prohibición de invocar genéricamente reservas eventualmente inexistentes; por tanto la corte indicó: “las informaciones o documentos reservados sólo adquieren ese carácter o estatus, porque una norma legal o constitucional se lo otorga, y no por la opinión o el parecer de la organización privada”.
Pero ¿Qué quiere decir eso? Que cada caso tiene particularidades que deben ser analizadas, que quien niega a una petición relacionada con administración de datos personales no puede tan solo argumentar razones de derechos de privacidad, marginándose de generar una respuesta de fondo, totalmente clara, precisa y congruente que explique los motivos por los cuales no se puede acceder a tal solicitud, evadiendo citar los derechos fundamentales que, específicamente se ven afectados en el caso que se dé una respuesta afirmativa.
En conclusión con los dos casos, una de las familias que buscaron el amparo constitucional obtuvieron por orden judicial copia del video, y el responsable del tratamiento de datos personales, sin perjuicio de las acciones que pueda tomar la SIC, se expone a una demanda por perjuicios civiles al no entregar oportunamente la información solicitada. Y todo ello ocurrió por no vigilar que las respuestas que dan los responsables de protección de datos personales estén totalmente alineadas a las formalidades que exige la Ley.
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