En toda organización, la gestión documental es un pilar estratégico que garantiza el acceso eficiente, seguro y oportuno a los documentos físicos y digitales. Pero no basta con almacenar: es fundamental establecer protocolos que regulen el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su eliminación definitiva.
¿Por qué es necesario establecer ciclos de vida documentales?
Definir el ciclo de vida de un documento permite:
- Reducir el volumen de información innecesaria.
- Optimizar el uso del espacio físico y digital.
- Ahorrar en recursos tecnológicos y administrativos.
- Minimizar riesgos de filtraciones, robos o uso indebido de información.
Desde la perspectiva legal, este enfoque también asegura el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, que exige conservar los datos personales solo mientras subsista su finalidad. Al eliminar documentos cuando ya no se requieren, se evita la retención indebida de información.
¿Qué debe incluir una política de ciclo de vida documental?
Para documentos físicos:
- Criterios para identificar documentos que han cumplido su finalidad.
- Requisitos legales o administrativos que exijan conservar ciertos archivos.
- Método de eliminación seguro: triturado o incineración.
- Registro del proceso de destrucción (fecha, tipo de documento, método y responsables).
Para documentos digitales:
- Verificación del cumplimiento de la finalidad de los datos.
- Definición del software seguro que se utilizará para la eliminación irreversible.
- Registro del procedimiento realizado (metadatos eliminados, responsable del proceso, fecha).
¿Y si no implementas estos protocolos?
La falta de una estrategia de ciclo de vida documental puede derivar en:
- Ineficiencia operativa: Acumulación de documentos obsoletos que ralentizan procesos y saturan los sistemas de almacenamiento.
- Incumplimiento normativo: Retención indebida de datos personales que puede resultar en sanciones por parte de la SIC.
- Riesgos de seguridad: Mayor exposición a brechas de información y ciberataques.
Normativa relacionada
Si deseas profundizar en el tema, consulta:
- Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
- Artículo 28 de la Ley 962 de 2005
- Artículo 60 del Código de Comercio
Conclusión
Establecer protocolos de ciclo de vida documental no solo optimiza la gestión de archivos en tu organización: también garantiza el cumplimiento normativo y protege la información sensible. Eliminar lo que ya cumplió su finalidad es tan importante como almacenar lo que aún se necesita.
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